前期准备
1、确定活动主题
贴近行业、发展趋势、大滑梯讨论等;顺口、易记,四字最佳
2、活动规模
确定参会人数;确定会议时长
3、确定活动时间(不建议选择非工作日,具体视情况而定)
4、论坛形式
嘉宾演讲;用户参会;赞助商参会
5、活动定位
参会人员层次------>甲/乙方公司;职位限制
参会标准---------->收费/定价;免费参会
6、活动目标/指标/kpi
参会人数;影响力;满意度等
7、成本预算
活动场地;搭建供应商;物料费用;答谢费用;其它费用
8、确定好各项工作时间进度表(DDL)
文案策划
1、环节设定
开场致辞;嘉宾演讲/圆桌讨论(更具会议时间/演讲时间长短,确定嘉宾数量);嘉宾演讲话题拟定等。
茶歇(可拉赞助);专门安排茶歇的时间,持续供应,不限时间。
行业颁奖(视情况而定);评选行业奖项,可卖奖项获利。
游戏环节;增加赞助商曝光;增加赞助与参会人员互动;增加活动趣味性,提高参会用户体验。
答谢晚宴/闭门会议(视情况而定)
2、大会卖点
赞助商;可划分级别:钻石、黄金、白银等;解释说明相应权限的文案
联合主办
活动冠名
推广合作
活动福利吸引参会人员;嘉宾大咖;知识学习;现场社交;参会礼物
3、再次确定流程是否有问题
招商与推广
1、销售卖点
赞助招商;赞助商权益;转化销售话术;手机赞助商信息;出售展台
联合主办;同上
活动冠名 ;同上
2、邀请人员
演讲嘉宾;确定拟邀嘉宾:具有行业影响力的打卡,或者知名企业高管;获取嘉宾联系:各种展会活动,朋友介绍,网络查找;要去需资源撬动:中间人介绍,邮件,电话,拜访等;邮件发送正式专属邀请函;确定参会嘉宾行程,演讲话题+ppt;是否负责嘉宾差旅费,是否赠送嘉宾礼品。
主持人;控场能力强,诙谐幽默。
报道媒体
参会人员
潜在赞助商;为下次活动赞助做铺垫
3、宣传招生
渠道合作;推广活动、共同招生
活动启动;宣传视频、注意设计周期
收费活动(免费的选用);组团报名优惠或者免费,朋友圈转发增加曝光,积攒送票或送礼品;社群转发送礼送票
嘉宾引爆;嘉宾分批公布,行业大咖拉动报名
福利吸引;确定主办方奖品、赞助商奖品
4、日程确定好
活动准备
1、活动筛选
场地档次;五星级酒店/高端会议中心
设备环境;场地大小,确定展台数量,与销售确定
周围交通;交通路线图
2、搭建服务商
多家比价
沟通融洽
可让搭建供应商出现场布置方案,游戏环节可调整
3、现场确定
现场布置;主办方、酒店、搭建供应商三方一起
上下楼通道,设置引导牌
游戏环节;探索新玩法
电源/网络
4、物料采购
物料清单;由各处相关人确定,提前给到要求
会刊资料;会前5天确定即可,手机齐赞助商资料
确定采买标准;
活动现场
1、人员分工安排时间表
2、搭建彩排
物料到位;确定物料清单;搬运物料
搭建进行;需要足够长的时间;物料缺失及时补足
预演彩排;确定流程,检查设备
细节注意;主会场、ppt、音乐音响
3、现场工作
签到处;签到通道(普通,VIP,赞助商),接待引导
内场;总控(注意会场座位,随时加座,会场温度调节,灯光明暗反馈);接待嘉宾(嘉宾接送,礼物答谢);礼仪;控台(控制音乐音响、大屏幕的内容);拍照录像
4、展台
满足赞助商需求
5、场外
现场维护
机动人员
酒店对接人
搭建供应商对接人
活动后
1、二次宣传
新闻稿(特邀媒体,自身媒体)
视频宣传(活动直播,直播回放)
照片(在线云照片,引导发朋友圈,增加活动曝光率)
2、感谢信
演讲嘉宾
赞助商
其它重要人员
3、复盘
曝光度(报名人数与实际参会, 文章、视频、照片曝光数量 )
工作内容(优点,缺点)
个人感受